“Receita nem sempre quer dizer dinheiro entrando, você sabia?. Existem as vendas a prazo e inclusive os clientes que não pagam (infelizmente).” Frase do ebook de gestão financeira AQUI

Alguns empreendedores tem o fisco como seus “arqui inimigos”, em decorrência dos inúmeros processos burocráticos.

Até concordo que alguns processos sejam fundamentais, porém gosto do equilíbrio entre liberdade e a burocracia. Mas, o ponto que quero chamar atenção é que uma das “armas” que o fisco ou quem sabe seu “arqui inimigo” possui, são as obrigações acessórias e o quanto elas evoluíram com a tecnologia, tornando assim o mundo tributário um reality show.

Cada documento fiscal emitido, os fiscos já sabem o quanto você comprou ou vendeu. Sabe inclusive o quanto você vende através de cartões (crédito ou débito) e realiza cruzamentos com os documentos fiscais emitidos ou não, bem como com estoque, despesas e impostos devidos com pagos.

Já na contra mão dessa digitalização, estão as micro e pequenas empresas!

A Capterra publicou certa vez que “seis a cada dez (61%) PMEs do país usa o programa Microsoft Excel ou outros serviços de planilhas para sua gestão contábil.” E que 24% das PMEs utilizam algum sistema de gestão. Porém o que mais alarma é que 15% dessas empresas continuam utilizando papel e caneta para fazer a gestão da sua empresa.

Um outro dado fornecido é que 45% das empresas que não utilizam sistemas, pretendem investir em uma solução nos próximos seis meses, onde os investimentos por usuário variam de R$ 30,00 a R$ 70,00 por mês.

Agora falando em gestão, 19% das PMEs falta conhecimento para fazer a gestão de maneira correta!

Pois bem, voltando ao primeiro parágrafo desse artigo, infelizmente é bem comum recebermos empresários e sua equipe com sérios problemas no processo de gestão financeira. Seja qual o porte da empresa (faturamento) ou período de existência.

Verdade seja dita! Muitos de vocês como empresários, se preocupam mais em vender + vender +++ vender e esquecem dos demais processos que a empresa necessita. Não estou falando que vender esteja errado, mas se você está lendo esse artigo até aqui, é por que já percebeu que somente isso não está tracionando o motor da sua empresa. Afinal é bem possível que já tenha dito “trabalhamos tanto, mas não vemos a cor do dinheiro”.

Pois bem, você sabe que quase 100% dos fatos que ocorrem na sua empresa irão desaguar no financeiro: compras, vendas, recrutamento, contração e por ai vai.

Então se você já investiu em algum sistema de gestão ou pretende investir nos próximos meses, vamos para as dicas principais nesse processo de gestão que sua empresa e equipe necessitam.

1. Se você investiu em algum sistema de gestão, saiba que ele controla muito mais que compras e vendas: isso mesmo, o seu sistema que você paga faz muito mais que somente controlar o estoque e emissão de notas fiscais. Que tal agendar um novo treinamento e além de estar presente nesse dia, a equipe do sistema, sua equipe, também convidar a sua contabilidade? Vejam juntos como uma nota fiscal de entrada, poderá gerar contas a pagar no financeiro, bem como uma nota fiscal de vendas irá gerar o conta a receber, observando sempre a forma de entrada e saída de dinheiro, ou seja, a vista, boleto, cartão, cheques e outras modalidades.
2. Estruturem um plano de contas: o plano de contas financeiro nada mais é que definir nomes para cada entrada ou saída de dinheiro, ou seja, quais são as receitas, os custos e despesas de forma detalhada. Assim, você poderá acompanhar diariamente de onde o seu dinheiro está vindo ou saindo e tomar decisões mais assertivas.
3. Conciliação: é incrível como esse simples processo da gestão é negligenciado. A conciliação consiste em monitorar as ações do sistema, da equipe, evitando como exemplo: pagamentos em duplicidades, não perderem prazos de acordos e contratos, registrar cada fato de forma correta, evitar desvio de conduta e muito mais.
4. Fluxo de caixa: realizando pelo menos os três pontos acima, boa parte do seu fluxo de caixa (previsto x realizado), já está sendo feito e até mesmo ser acompanhado diariamente. Porém nessa etapa é que surgem os maiores desafios e dúvidas. Vamos então detalhar o fluxo de caixa.

O Fluxo de Caixa é a ferramenta que demonstra toda a movimentação financeira de entrada e saída de caixa/equivalentes, realizada e/ou prevista, classificando de acordo com as fontes geradoras e consumidoras de caixa/equivalentes conforme as atividades.

Onde: no Fluxo de Caixa projetado, são todos os lançamentos de entradas e saídas que são realizados diariamente, porém, é comum alguns dos recebíveis não ocorrerem (inadimplência), impactando inclusive nos pagamentos, essas não realizações é que distingue o projetado com o fluxo de caixa realizado.

O Fluxo poderá ser estrutura por dois métodos, vejamos:

Perceba que, ao está realizando cada etapa acima, o método direto do fluxo de caixa já estará sendo alimentado no sistema. Porém, a grande maioria dos sistemas irão entregar pelo menos três relatórios:

1. Relatório de contas a pagar: acompanhe diariamente e sempre observando o fluxo futuro de saída e saldo de caixa;
2. Relatório de contas a receber: acompanhe diariamente e sempre observando o fluxo futuro de entradas e saldo de caixa;
3. Fluxo de caixa: quase sempre o modelo ou layout é bem semelhante ao de uma Demonstração do Resultado do Exercício, ou seja, receita, custos e despesas. Porém gostamos sempre de apresentar ou estruturar no sistema o método direto a seguir:

(*) a descrição das contas são apenas exemplos. Quanto mais detalhado, melhor!

O acompanhamento do fluxo de caixa por essa metodologia, permitirá que você e sua equipe saibam quais atividades (operacional, investimentos e financiamento), estão digamos assim, “segurando as pontas” da gestão financeira.

Faz sentido para você focar nas vendas e ter especialistas auxiliando na gestão da sua empresa?

Sim! Então basta deixar o seu contato abaixo que nossa equipe dará mais detalhes sobre o nosso trabalho e planos especiais.

A equipe de contadores e consultores da Adamanto fica a sua disposição.

Por Antonio Macário, sócio fundador e contador com especialização em planejamento tributário e gestão empresarial.