Antes de tudo, Já fez seu plano de contingência? Nesses dias tão conturbados que tantos brasileiros como todo o planeta buscam soluções urgentes em decorrência do COVID-19, me fez pensar em uma estratégia pouco utilizada por muitos empreendedores e fica claro que nem os nossos governantes possuíam essa metodologia.

Entretanto, antes de falar da metodologia, lembrei nesses dias das aulas de história lá do período do vestibular (é já têm um tempinho), onde o navegador Hernán Cortés a mais de 4 séculos, aportou na América Latina para conquistar aquela região para a Coroa Espanhola. Quando chegou lá, percebeu que a tripulação de sua armada estava amedrontada perante o desconhecido do novo mundo.

Desde já, como líder e acreditar na missão, ordenou que todos os barcos fossem queimados – isso mesmo: TODOS os barcos foram queimados! Tal atitude era para acabar com qualquer dúvida, medo, ansiedade a respeito do seu Plano – conquistar um novo mundo. Com essa atitude, Hernán Cortés conquistou o Império Asteca e todo o território que hoje é o México.

Antes de mais, você estaria disposto a “queimar seus navios” rumo à conquista do novo mundo?

Em português claro! Quais rotinas, estratégias, ferramentas, precisam ser substituídas para atender as novas necessidades da sua empresa, equipe, dos seus clientes e demais envolvidos, para se preparar para o novo mundo?

Primeiramente, você está disposto a “queimar seus navios” para se preparar para o novo mundo, vamos então mergulhar na metodologia do Plano de Contingência.

E vou te colocar algumas observações para motivá-lo a “destruir a tua empresa, para criar uma nova”.

Durante os 15 primeiros dias do primeiro Decreto publicado aqui no Estado do Ceará, nossa equipe esteve observando algumas mídias sociais de clientes e empresas do mesmo seguimento. Também olhamos canais de influenciadores digitais e percebemos como é incrível o número de pessoas querendo comprar.

De antemão, muitas empresas não estavam ou pior ainda não estão se preparando para vender nesse novo mundo.

Nos deparamos com as seguintes demandas:

“Alguém sabe local que posso comprar piscina para instalar aqui em casa? ”

“Qual empresa está vendendo brinquedos para crianças? Meus filhos não param quietos! ”

“Alguém sabe quem está vendendo shampoo e condicionador da marca X e Y? ”

“Alguém sabe quem está vendendo viagens com promoção? Depois disso tudo eu quero é sair por aí”

Veja, que as pessoas apesar do confinamento, continuam procurando soluções para seus problemas/necessidades.

A princípio, é para ontem que você deve lançar canais de vendas digitais!

Acima de tudo, o Plano de Contingência irá justamente criar estratégias para vários pontos da empresa: operacional, vendas, fornecedores, questões tributárias e medidas legais, o modelo de gestão e claro as finanças da empresa.

O Plano de Contingência irá responder questões do tipo:

• O que ocorre se um colaborador chave sair da sua equipe?
• E se parte da sua equipe ficar doente ao mesmo tempo?
• E se o seu principal fornecedor falir?
• O que irá acontecer com a sua empresa se as vendas caírem 50%, 70% (…)?
• O que irá acontecer com a sua empresa se as vendas aumentarem 20%, 30% (…)?

Percebeu como é importante, sério e urgente esse planejamento?

Então, para a elaboração do mesmo, você deve considerar alguns pontos básicos, porém importantes:

Mas antes, caso você queira ir mais fundo no planejamento, também precisa fazer um planejamento financeiro. Então leia esse artigo.

A simplicidade do mesmo: quem olhar para o Plano mesmo que pela primeira vez, deverá saber qual caminho percorrer para sair do “olho do furacão” e implantar o Plano b;

Contar com a participação da equipe chave: definir quais pessoas da sua empresa devem participar da elaboração do Plano, estipulando o que fazer, como fazer, quando fazer, quanto irá custar e a justificativa da nova estratégia.

Contar com a participação de equipe técnica: contadores, consultores, administradores, advogados e outros profissionais, devem participar juntamente com a equipe interna para a elaboração do Plano de Contingência.

Vale salientar nesse momento que, o Plano de Contingência faz parte do grupo de estratégias do Plano de Continuidade do Negócio que é constituído pelos seguintes planos:

Contingência: ele é utilizado como emergência, depois que os Planos a seguir falharem, visando assim as necessidades e ações mais imediatas para a continuidade da empresa.

Administração ou Gerenciamento de Crises: nele você irá detalhar as funções e responsabilidades das equipes envolvidas quando o Plano de Contingência for acionado (antes, durante e na conclusão da crise).

Recuperação de Desastres: depois de controlada a Contingência, ou seja, a crise passou, esse plano auxilia a empresa como um todo a retornar as rotinas dentro dos padrões originais ou melhorados da operação.

Continuidade Operacional: garantir que todos os ativos da empresa possam sustentar a operação da empresa, reduzindo os impactos da crise. Como exemplo: servidor de sistema, internet, estrutura para home office e outros.

A finalidade do plano de contingência

Percebeu que o Plano de Contingência tem como finalidade a definição de normas e padrões para iniciar um “Plano b”? Isso serve para quando a crise estiver perto de ser instaurada ou de fato foi instaurada. Além disso, ele visa garantir a recuperação da empresa com o menor impacto possível dentro do seguimento econômico, possibilitando a continuidade dos processos do negócio.

Vamos então analisar um caso bem comum:

Suponhamos que o varejista de brinquedos teve uma queda de mais de 50% de vendas. Esse percentual faz sentido para você? Espero que não, mas vamos lá!

Se a empresa tinha um faturamento média mês de R$ 100.000,00 e ocorreu uma queda nas vendas de 50%, quer dizer que as vendas realizadas nesse novo cenário serão de R$ 50.000,00 – o que fazer então?

Cinco dicas básicas, mas esquecidas por muitos:

1ª dica: se você nunca dividiu o dinheiro da empresa com o da sua casa, esse é um processo urgente. Pare um momento e some todas as contas da sua casa, para definição de novo pró-labore, com grande possibilidade de você “cortar da própria carne” para manter a “vaca leiteira” alimentando todos.

2ª dica: mensurar os custos, despesas e receitas de forma detalhada, para com isso identificar um novo ponto de equilíbrio econômico e financeiro. Com isso, você já estará alongando o atual fluxo de caixa.

3ª dica: simular cenários depois de mensurados os custos, despesas e receitas, ou seja, e se as vendas continuarem a cair e se ocorrer inadimplência e se as vendas retomarem o crescimento.

4ª dica: mergulhar no fluxo de caixa e com isso, não é só acompanhar diariamente o previsto com o realizado, mas buscar realizar bons acordos com parceiros chaves, renegociar financiamentos e empréstimos com taxas mais atrativas, convidar investidores, ficar atento aos aspectos tributários e medidas legais muitas vezes negligenciada por empresários.

5ª dica: ficar visível para o cliente. Não é por que as portas estão fechadas, que os clientes não estão interessados em você. Crie hábitos de gerar conteúdo nas mídias sócias e demais ferramentas que possam auxiliar nessa proximidade e aumentar as vendas. Utilize bastante do WhatsApp, Instagram e até mesmo e-commerce. Fique atento a utilização de plataformas que gerem desconto e fidelidade do cliente, como exemplo os cupons de cashbanck.

Você pode saber mais do Plano de Contingência AQUI

Esse artigo pode ser resumido como: “A cultura devora a estratégia todos os dias no café da manhã das organizações” – frase do livro Gestão do Amanhã, editora Gente – 9ª edição. Agora substitua cultura por rotina! Agora me diga aí se você concorda ou não com essa afirmação?

Faz sentido para você focar nas vendas e ter especialistas auxiliando na gestão da sua empresa?

Sim! Então basta deixar o seu contato abaixo que nossa equipe dará mais detalhes sobre o nosso trabalho e planos especiais.

A equipe de contadores e consultores da Adamanto fica a sua disposição.

Por Antonio Macário, sócio fundador e contador com especialização em planejamento tributário e gestão empresarial.