No dia a dia você como empresário ou gestor já realizou esses questionamentos?

Qual local eu devo assinar o documento de admissão ou rescisão?
Quantas vias devo imprimir e qual é a da empresa?

Por mais simples ou básica para alguns, este é um assunto que deve ser bem assessorado, pois não cumprindo o que a legislação exige, o auditor trabalhista poderá aplicar multas.

Isso mesmo! A falta de assinaturas ou a guarda de documentos, são bases para autos de infração.

Vamos então as dicas para evitar essa saída de caixa, ou como dizemos aqui gestão trabalhista e financeira.

No documento de admissão devem ter duas vias do contrato de experiência, e a assinatura deverá ser recolhida no ato da admissão, ou seja, antes mesmo do novo funcionário iniciar sua rotina. Ocorrendo a renovação por mais um período do contrato de experiência, deve ser assinado naquele período e acordando antes do termino do primeiro prazo.

A carteira de trabalho (CTPS) deve ser devolvida em até 48h, e o colaborador deverá assinar um protocolo da devolução da carteira (modelo conforme legislação).

Se optou por vale transporte, também existe um termo para assinar, informando que está ciente do desconto de até 6% do saldo de salário.

Para o colaborador que não optar pelo vale transporte, também deverá assinar um documento que não tem interesse pelo vale transporte.

Os documentos dos dependentes também geram uma declaração para fins de salário família e imposto de renda o qual deverá ser assinado pelos responsáveis.

A ficha de registro de colaboradores ou livro de colaboradores, é mais um documento que deverá ser assinado pelo empregado e empregador no ato da admissão e quando houver a demissão.

Atenção! Esse livro/ficha deve permanecer na empresa e nunca na contabilidade, pois ocorrendo fiscalização trabalhista esse será o primeiro documento que o fiscal irá solicitar.

Modelo: Você poderá comprar um livro nas livrarias ou solicitar a ficha de registro que é gerada nos sistemas de departamento pessoal da sua contabilidade.

E por falar nos documentos de admissão, é importante arquivar os exames admissionais, os periódicos, os de mudanças de função e rescisão, pois quando há fiscalização, o fiscal irá solicitar. A ausência é mais uma base para multas.

Atenção! O recibo deve constar junto com o exame. Já aconteceu de empresas serem autuadas por não ter o recibo e seguirem nossas orientações, pois o recibo comprova que o exame foi pago pela empresa e não colaborador.

Salientamos que é de suma importância ter os documentos dos colaboradores devidamente assinados e arquivados na empresa, para quando houver fiscalização trabalhista já ter todos os históricos e exigências afim de cumprir os prazos da fiscalização e todo o processo.

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Por Andressa Caroline, contadora com especialização em Direito Trabalhista e Previdenciário e Sócia da Adamanto Contabilidade & Consultoria.