CONTABILIDADE TRABALHISTA – QUAIS DOCUMENTOS PARA ASSINAR E ARQUIVAR – PARTE 1 DE 3
No dia a dia você como empresário ou gestor já realizou esses questionamentos?
Qual local eu devo assinar o documento de admissão ou rescisão?
Quantas vias devo imprimir e qual é a da empresa?
Por mais simples ou básica para alguns, este é um assunto que deve ser bem assessorado, pois não cumprindo o que a legislação exige, o auditor trabalhista poderá aplicar multas.
Isso mesmo! A falta de assinaturas ou a guarda de documentos, são bases para autos de infração.
Vamos então as dicas para evitar essa saída de caixa, ou como dizemos aqui gestão trabalhista e financeira.
No documento de admissão devem ter duas vias do contrato de experiência, e a assinatura deverá ser recolhida no ato da admissão, ou seja, antes mesmo do novo funcionário iniciar sua rotina. Ocorrendo a renovação por mais um período do contrato de experiência, deve ser assinado naquele período e acordando antes do termino do primeiro prazo.
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/themes/adamanto/images/lazy.png)
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x55.jpg)
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x55.jpg)
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x56.jpg)
A carteira de trabalho (CTPS) deve ser devolvida em até 48h, e o colaborador deverá assinar um protocolo da devolução da carteira (modelo conforme legislação).
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x56.jpg)
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x50.jpg)
Se optou por vale transporte, também existe um termo para assinar, informando que está ciente do desconto de até 6% do saldo de salário.
Para o colaborador que não optar pelo vale transporte, também deverá assinar um documento que não tem interesse pelo vale transporte.
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x50.jpg)
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x99.jpg)
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x99.jpg)
![](https://adamanto.srv.br/wp-content/uploads/porto_placeholders/100x95.jpg)
Recibo Vale Transporte Optante_modelo
Os documentos dos dependentes também geram uma declaração para fins de salário família e imposto de renda o qual deverá ser assinado pelos responsáveis.
A ficha de registro de colaboradores ou livro de colaboradores, é mais um documento que deverá ser assinado pelo empregado e empregador no ato da admissão e quando houver a demissão.
Atenção! Esse livro/ficha deve permanecer na empresa e nunca na contabilidade, pois ocorrendo fiscalização trabalhista esse será o primeiro documento que o fiscal irá solicitar.
Modelo: Você poderá comprar um livro nas livrarias ou solicitar a ficha de registro que é gerada nos sistemas de departamento pessoal da sua contabilidade.
E por falar nos documentos de admissão, é importante arquivar os exames admissionais, os periódicos, os de mudanças de função e rescisão, pois quando há fiscalização, o fiscal irá solicitar. A ausência é mais uma base para multas.
Atenção! O recibo deve constar junto com o exame. Já aconteceu de empresas serem autuadas por não ter o recibo e seguirem nossas orientações, pois o recibo comprova que o exame foi pago pela empresa e não colaborador.
Salientamos que é de suma importância ter os documentos dos colaboradores devidamente assinados e arquivados na empresa, para quando houver fiscalização trabalhista já ter todos os históricos e exigências afim de cumprir os prazos da fiscalização e todo o processo.
Faz sentido para você focar nas vendas e ter especialistas auxiliando na gestão da sua empresa?
Sim! Então basta deixar o seu contato abaixo que nossa equipe dará mais detalhes sobre o nosso trabalho e planos especiais.
A equipe de contadores e consultores da Adamanto fica a sua disposição.
Por Andressa Caroline, contadora com especialização em Direito Trabalhista e Previdenciário e Sócia da Adamanto Contabilidade & Consultoria.