Se a sua empresa fatura mensalmente R$ 50.000,00, não significa que você tem no caixa esse valor. Existem nesse montante um percentual de vendas parceladas e até mesmo inadimplência.

A confusão de faturamento com caixa é um dos grandes equívocos cometidos por empresários de micro e pequenas empresas, mas não para por aí.

Vamos novamente pegar esse volume de faturamento de R$ 50.000,00 – porém ele já está no caixa. Imagine então, que você recebe mensalmente esse dinheiro no fluxo de caixa (entradas), mas gasta (paga – saída), mensalmente R$ 51.000,00. Imaginou?

Viu alguma semelhança com o seu fluxo de caixa nesse exemplo?

Por mais que seja um pequeno desequilíbrio, no decorrer de um único ano, essa diferença irá gerar uma insuficiência de caixa de R$ 12.000,00 – sem contar com as despesas financeiras decorrentes da necessidade de cheque especial, empréstimos, cartão de crédito e o pagamento de juros e multas por atrasos.

Porque isso acontece? Quais são as causas?

A operação não é lucrativa: o impacto negativo no fluxo de caixa, poderá está relacionado com um negócio que não faz mais sentido algum manter a operação. Seja por questões operacionais, ambiente desfavorável, novas demandas dos clientes, novos produtos ou novos concorrentes. Para esse cenário, o mais interessante é que o negócio acabe rapidamente ou se reinvente.

Não formar o preço de venda corretamente: o grande impacto aqui está relacionado em formar o preço somente observando o que o mercado está praticando ou aplicando sobre o preço de compra uma multiplicação (x2, x3 …), sem ter a certeza que esse fator multiplicador irá cobrir todos os custos variáveis, fixo e o lucro desejado. Uma dica seria a aplicação do mark-up para uma correta formação do preço.

Incompatibilidade das compras com as vendas: o melhor a se observar aqui é a curva ABC dos produtos, não só pelo volume de vendas, mas até mesmo pelas margens geradas e com isso alinhar a sazonalidade de cada mercadoria e negócio. Como o custo da mercadoria e o pagamento de fornecedores são os maiores volumes da saída de caixa, esse é um ponto importante para a gestão financeira. Já, para empresas prestadoras de serviço, cujo maior custo/saída de caixa é a folha de pagamento, o ideal é manter uma equipe adequada para a operação da empresa, alinhando inclusive com a legislação trabalhista vigente.

Despesas fixas elevadas: sem sombra de dúvidas o maior impacto aqui no fluxo de caixa, são as saídas mensais de pró-labore. A incompatibilidade das retiradas mensais para os sócios, precisam ser alinhadas com o momento atual que cada empresa está passando.

Prazo médio de pagamento maior que o prazo médio de recebimento: o melhor dos cenários seria se a empresa pagasse os fornecedores e outras saídas, com o dinheiro que entra das vendas e sem antecipação. Como nem sempre isso é possível o melhor será manter esse indicador o mais próximo possível, para que não haja necessidade e recorrência de empréstimos para capital de giro.

Queda repentina das vendas: aqui se não for por falta de gestão comercial, marketing, publicidade e qualidade dos produtos/serviços, os fatores externos são os que irão influenciar, tais como: entrada de novos concorrentes, novos produtos, mudança dos hábitos do consumidor, crise econômica e outros. O ideal será a empresa antecipar esses cenários e soluções. Não estou falando em usar da “bola de cristão”, mas observar sinais que o mercado está dando.

Desconhecimento dos custos e despesas da empresa: por incrível que pareça, esse é um motivo bem comum e que impacta negativamente no fluxo de caixa. A cultura do empresário em focar tão somente nos processos de vendas é responsável por esse resultado. Porém, empreender não é somente vender + vender, +++ vender, requer processos. Logo, analisar todos os custos para que os mesmos possam ser acompanhados em relatórios de gestão (demonstração do resultado, fluxo de caixa e outros), é um ponto fundamental para a saúde do caixa. Com essa mensuração será possível repassar para o cliente na hora da formação do preço, bem como controlar desvios que estejam reduzindo os resultados econômicos e financeiros.

Então quais medidas adotar para solucionar os problemas com o fluxo de caixa?

Quando mencionei para você os itens acima, algumas soluções já foram dadas, porém, o mais importante é não negligenciar. Você já percebeu o quanto isso está te prejudicando, correto?

Porém, seguem algumas soluções interessantes, tais como:

Antes de vender, analisar o crédito: não é só questão de faturar, precisa selecionar os bons clientes. É muito importante no cadastro do cliente no seu sistema, realizar uma pesquisa do mesmo para a concessão do crédito, inclusive informando limites de compras no seu sistema de vendas. Esse pode ser umas das soluções para melhorar as entradas no fluxo de caixa.

Trocar dinheiro caro, por dinheiro barato: por mais que a sua empresa esteja endividada, avalie detalhadamente cada parcela e contrato, pois existe possibilidade de você contrair novo empréstimos com taxas de juros mais vantajosas.

Aumentar o giro do estoque: costumo reforçar a importância do giro do estoque comparando com o seguinte exemplo. E se os seus produtos fossem frutas, legumes e outros perecíveis – com o tempo que eles estão na sua prateleira, ainda poderiam ser comercializados? Então, da mesma forma que nesse exemplo, o dinheiro parado também estará gerando péssimos resultados. Crie promoções, combos, faça parcerias e outras soluções que aumente o giro dos seus produtos e tenha muita cautela com os descontos. O grande segredo é saber dosar o estoque mínimo para garantir o volume de vendas.

Reduzir os descontos ou o prazo de recebimento: um cliente certa vez afirmou que o lucro é sagrado e contribuí que o fluxo de caixa deverá ser santificado. A aplicação de descontos sem as devidas condições ou considerações na formação do preço, também podem impactar negativamente no resultado da sua empresa. Uma dica interessante é realizar ações internas com a equipe de vendas, premiando ou dando um percentual de comissão diferenciado para os vendedores que comercializarem com menos prazos – crie um sistema de pontuação visível para a sua equipe.

Melhorar a negociação com os fornecedores: quando você conhece os números da sua empresa, você sabe quando irá faltar dinheiro dias antes. Não existe nenhum problema em ligar para os fornecedores e solicitar alguns dias a mais para o pagamento, desde que você cumpra esse novo acordo para não prejudicar futuros imprevistos. Além de negociar em cenários pessimistas, busque melhores condições junto aos seus principais fornecedores, esse processo faz parte de quem gerencia uma empresa.

Venda de imobilizado: da mesma forma que estoque parado é dinheiro “apodrecendo”, equipamentos e outros ativos da empresa podem ser transformados em dinheiro. Analise no ambiente da sua empresa, quantas oportunidades existem para transformar dinheiro com imobilizados parados. Além do mais, o simples fato de terceirizar algum setor, já irá trazer dinheiro, vendendo assim esses itens e reduzindo custo fixo ou variável. Como exemplo, a terceirização do setor financeiro – BPO Financeiro.

Outra medida, é a simples leitura dos dados da empresa, para isso, requer que você empresário ou equipe interna ou terceirizada, registre as entradas e saídas diariamente para gerar os relatórios de apoio para a gestão da empresa.

Pensando em empresários de micro e pequenas empresas, disponibilizamos uma planilha de fluxo de caixa para que você possa realizar a gestão financeira da sua empresa, mesmo que você já tenha tentado de tudo.

Benefícios da planilha de fluxo de caixa

Talvez deva está passando na sua mente o seguinte: “Eu já fiz de tudo para controlar o meu fluxo de caixa, mas não consigo acompanhar” “Será mesmo que existe uma forma simples para eu controlar e entender o meu negócio? ”

Deixa eu te falar uma novidade:

A planilha de fluxo de caixa, foi justamente pensando em empresários de micro e pequenas empresas que já tentaram de tudo para organizar as finanças e até o momento não conseguiram.

Com essa planilha fica fácil identificar e analisar a evolução e pontos de melhorias do seu negócio. Uma vez que você faça o lançamento de pagamento ou recebimento – você só precisará fazer isso, serão produzidos relatórios e gráficos com todas as informações financeiras que você precisa para cuidar ainda mais da sua empresa.

Imagem original – indicadores e gráficos

Funcionamento

A planilha de fluxo de caixa é direcionada para micro e pequenas empresas que buscam fazer a gestão financeira da sua empresa.

Por isso, configuramos ela para funcionar como um sistema, sendo que já está pronta para uso, nela você poderá realizar:

Imagem original – Lançamentos

1. Lançamentos de pagamentos e recebimentos;
2. Plano de contas financeiro;
3. Acompanhamento das contas pagas;
4. Acompanhamento das contas não pagas;
5. Acompanhamento das contas recebidas;
6. Acompanhamento das contas não recebidas;
7. Cadastro e Controle de clientes;
8. Cadastro e Controle de fornecedor;
9. Controle dos saldos das contas;
10. Fluxo de caixa realizado e projetado;
11. Cashrunway – quanto tempo você possui de caixa para manter a empresa;
12. Gráficos para melhor acompanhar as entradas, saídas e saldos.

Imagem original – cadastro de clientes e fornecedores

Operação simplificada

Simplificamos a gestão financeira para você, afinal era isso que você desejava.

Você só precisa fazer o lançamento de pagamentos e recebimentos e a planilha irá gerar todos os indicadores e relatórios necessários para a gestão da sua empresa.

Imagem original – fluxo de caixa projetado e realizado

O papel do contador

Calma que, por mais simples que a planilha seja, é muito importante integrar essas informações conosco, pois iremos auxiliar na interpretação das informações e realizarmos direcionamentos com outros relatórios para mais gestão para um amanhã melhor.

Faz sentido para você focar nas vendas e ter especialistas auxiliando na gestão da sua empresa?

Sim! Então basta deixar o seu contato abaixo que nossa equipe dará mais detalhes sobre o nosso trabalho e planos especiais.

A equipe de contadores e consultores da Adamanto fica a sua disposição.

Por Antonio Macário, sócio fundador e contador com especialização em planejamento tributário e gestão empresarial.